DR-04

Voor elk dossier is vastgelegd welke bewaartermijnen gelden (de aanbestedingsrechtelijke documentatie- en bewaarplicht van ten minste drie jaar na gunning uit art. 2.56, de Archiefwet en, voor persoonsgegevens, het beginsel van opslagbeperking uit de AVG), en wanneer welke stukken worden vernietigd of overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De termijnen zijn herleidbaar tot de selectielijst van de organisatie.

Zonder expliciete bewaartermijnen blijven dossiers ofwel te lang bewaard (in strijd met de AVG) ofwel te kort (in strijd met de Archiefwet, de aanbestedingsrechtelijke bewaarplicht en de controleerbaarheid). De Aanbestedingswet verplicht in art. 2.56 het verloop van de procedure te documenteren en ten minste drie jaar na gunning te bewaren, zodat beslissingen kunnen worden gemotiveerd. Vastgelegde termijnen, gekoppeld aan de selectielijst, maken naleving en verantwoording mogelijk.

Het aanbestedingsdossier kent een bewaartermijn conform de gemeentelijke selectielijst en ten minste de drie jaar na gunning uit art. 2.56; persoonsgegevens van afgewezen inschrijvers worden na het verstrijken van de bezwaartermijn en de wettelijke bewaarplicht verwijderd. De termijnen en de vernietigingsdatum staan in het dossier.

De toets is goed als bij elk dossier vaststaat hoe lang welke stukken bewaard blijven en wanneer ze worden vernietigd of overgebracht, herleidbaar tot de selectielijst, zó dat de organisatie zowel de Archiefwet als de AVG-opslagbeperking kan aantonen.

[
  "Bewaartermijn per documentsoort vastgelegd, herleidbaar tot de selectielijst",
  "Aanbestedingsrechtelijke bewaarplicht toegepast: documentatie ten minste drie jaar na gunning bewaard (art. 2.56)",
  "Opslagbeperking voor persoonsgegevens toegepast (AVG art. 5)",
  "Vernietigings- of overbrengingsmoment belegd met signalering (zie SR-01)",
  "Verantwoordelijke rol voor archiefbeheer benoemd"
]

{
  "ZORG": "Bijzondere persoonsgegevens: specifieke bewaartermijnen (o.a. zorg- en dossierwetgeving) meewegen.",
  "DEFENSIE": "Rubricering en eventueel afwijkende bewaarregimes voor gerubriceerde stukken."
}

{}

0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9